เอกสารส่งออกและการป้องกันความล่าช้า

01 / แนวทางปฏิบัติ

ให้เอกสารเล่าเรื่องเดียวกัน

ความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้มักเริ่มจากข้อมูลไม่ตรง เช่น ใบกำกับสิบกล่องแต่รายการบรรจุสิบสอง หรือชื่อผู้รับต่างจากคำสั่งผู้ซื้อ กำหนดข้อมูลเที่ยวงานชุดเดียวและผู้ดูแลฉบับสุดท้าย

แยกตรวจผู้ส่งออก ผู้ซื้อ ผู้รับ และผู้รับแจ้ง ยืนยันรายละเอียด จำนวน หน่วย สกุลเงิน มูลค่า จำนวนหีบห่อ และน้ำหนัก น้ำหนักสุทธิสินค้าต่างจากน้ำหนักรวมหลังบรรจุ ต้องระบุชัด

พิกัดที่เสนอเป็นข้อมูลประกอบที่มีประโยชน์ แต่ต้องเหมาะกับสินค้าและใบขนที่ยื่น รายละเอียดพิกัดปลายทางอาจต่างกันในระดับที่เกินระบบสากลร่วม

02 / แนวทางปฏิบัติ

มีกำหนดเวลามากกว่าหนึ่งรายการ

ขอวัน เวลา และเขตเวลาเป็นลายลักษณ์อักษร ศุลกากรกับการรับสินค้าของผู้ขนส่งเป็นคนละขั้น เวลาเรือหรือเครื่องออกไม่ใช่เวลาที่จะนำสินค้าไปถึงพร้อมเอกสารที่ยังไม่เสร็จ

03 / แนวทางปฏิบัติ

ระบุผู้รับผิดชอบให้ชัด

ตกลงผู้จัดเอกสาร ผู้ทำพิธีการ ผู้ส่งของถึงจุดรับ และผู้อนุมัติค่าใช้จ่ายเพิ่ม ให้ขอบเขตขนส่งตรงกับสัญญาขายและสถานที่ส่งมอบที่ระบุ ไม่ถือว่าใบเสนอราคาครอบคลุมทุกหน้าที่

ผู้ซื้อควรแจ้งตัวแทนปลายทางและยืนยันความพร้อมนำเข้า หากมีธนาคารหรือเงื่อนไขชำระตามเอกสาร ให้ตรวจข้อความและกำหนดกับผู้เกี่ยวข้องก่อนออกเอกสาร

เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อผู้ส่งออก ตัวแทน รถ จุดรับ และผู้ซื้อ ต้องมีผู้รับเรื่องเมื่อจำเป็นต้องตรวจหรือแก้ครั้งสุดท้าย การรออนุมัติใกล้กำหนดอาจกระทบมากกว่าเอกสารขาดที่พบตั้งแต่ต้น

04 / แนวทางปฏิบัติ

เมื่อการบรรจุสุดท้ายเปลี่ยน

อย่าแก้เอกสารเพียงฉบับเดียวโดยปล่อยฉบับอื่นเหมือนเดิม ระบุวันที่เวอร์ชันและร่างที่ยกเลิก หากเลื่อน ส่งไม่ครบ หรือยกเลิก ให้ยืนยันบันทึกที่ต้องแก้และหลักฐานที่ต้องเก็บ

05 / แนวทางปฏิบัติ

ตรวจครั้งสุดท้ายก่อนส่ง

• เอกสารสุดท้ายตรงกับสินค้าจริงและการจองที่รับแล้ว
• ใบอนุญาตและหลักฐานถิ่นกำเนิดพร้อมหรือมีแผนออกที่ตกลง
• ผู้ซื้อตรวจข้อกำหนดปลายทางและการส่งเอกสารแล้ว
• ยืนยันกำหนดทั้งหมด จุดรับ และผู้ติดต่อ
• บรรจุ เครื่องหมาย และคำสั่งจัดการพิเศษเหมาะกับเส้นทาง
• หากขอประกัน ต้องยืนยันก่อนเริ่มช่วงขนส่งที่คุ้มครอง

หลังออกเดินทางส่งเอกสารสุดท้ายที่ตกลงให้ผู้ซื้อและเก็บบันทึกส่งออก ขอการยืนยันเดินทางจริง ไม่อาศัยเพียงแผนเรือหรือเที่ยวบิน การควบคุมเอกสารควรต่อเนื่องถึงส่งมอบ ไม่จบที่ใบขนขาออกไทย